Управление удаленной командой

Важный инструмент – конкретика заданий для команды

Для управления эффективной удаленной командой важно составить четкие должностные обязанности для каждого сотрудника. Грамотное распределение задач позволит контролировать результат работы и понимать эффективность конкретных кадров. Только так можно достичь слаженного взаимодействия подразделений, достижения запланированных экономических и финансовых показателей.

Важно грамотно организовать переписку и созвоны сотрудников. Не следует сводить управление к требованию ежечасной отправки отчетов о проделанной работе. Это приведет к потерям полезного времени, добавит нервозную атмосферу, а продуктивность команды при этом не повысит. Организацию работы следует начать с конкретизации важнейших составляющих:

Работая с удаленной командой, важно понимать, что руководитель не сможет контролировать каждую минуту рабочего времени сотрудников. Если делать акцент на видеонаблюдении, жестком отслеживании присутствия у компьютера, возрастает риск уйти от выполнения главных задач и потерять эффективность бизнес-стратегии.

Эксперты рекомендуют ставить в приоритет соблюдение сроков. При дистанционном управлении важнее получать от команды своевременный результат высокого качества. Управляющему следует давать удаленному сотруднику определенную свободу, позволять самостоятельно планировать рабочее время при выполнении поставленных на день заданий. В связи с этой необходимостью на дистанционные вакансии рекомендуется отбирать кандидатов, имеющих способности к самоконтролю.

Некоторые должности предполагают постоянный выход на связь с начальством или коллегами. В этом случае важно обозначить интервалы, в которые сотрудник имеет право не находиться на рабочем месте (обед, перекус). Правильная организация незначительных на первый взгляд нюансов в управлении облегчит коммуникацию с командой.

Практика планирования

Эффективно организовать рабочее время управляемой командой помогает введение практики планирования. Каждый удаленный сотрудник в чате может отписываться о том, какие задачи планирует выполнить за день. Удобно, если работник будет сообщать о завершении определенного этапа. Например:

В конце дня сотрудник может отписываться в отчете о том, какие задачи и по каким причинам выполнить не удалось. В этом случае сложные задания можно перенаправлять на более узких специалистов компании или переносить выполнение незавершенных дел на следующий день. В таком аспекте важно уделить внимание ответственному подходу сотрудников к своим обязанностям. Этот момент относится к сфере мотивации, которая будет рассматриваться ниже.

Эффективная стратегия на месяц

Выполнение мелких ежедневных задач является частью реализации масштабной стратегии, направленной на получение определенного объема прибыли или охват целевой аудитории. Чтобы организовать грамотное планирование на день, необходимо поставить перед командой задачу, которую необходимо выполнить к концу месяца. Исходя из стратегии:

• составить перечень промежуточных заданий;

• определить ответственных за реализацию каждого сегмента;

• распределить задачи между сотрудниками.

Каждому участнику удаленной команды должна быть ясна основная цель. Ответственным за подразделения необходимо обозначить дату предоставления отчета. Алгоритм планирования выглядит следующим образом:

Такое планирование позволит своевременно отслеживать непредвиденные задержки, корректировать процесс.

Создание системы мотивации

В бизнес-сегменте есть множество компаний, в которых наблюдается непрерывная текучка кадров. Причиной часто является безграмотная организация удаленного управления. При этом эксперты указывают на плохую систему мотивации как основную проблему. Хороший руководитель заинтересован в сохранении обученных людей, которые работают в слаженной команде. При постоянной смене сотрудников приходится тратить время на адаптацию, введение в курс происходящих процессов. Уходит время, снижается эффективность команды и прибыль.

При грамотно составленной системе мотивации сотрудники сами заинтересованы в своевременном выполнении обязанностей и не стремятся покидать компанию. Необходимо учитывать следующие аспекты:

• достойный размер оплаты качественно выполненной работы, система премий и авансов;

• возможность карьерного роста;

• повышение профессиональной квалификации за счет компании (конференции, курсы, семинары, бизнес-игры);

• организация тимбилдинга;

• открытие интересных проектов, позволяющих проявить инициативу и таланты;

• предоставление дополнительных выходных.

Дружелюбную и сплоченную атмосферу формирует корпоративная культура. Помогает регулярное проведение планерок и тренингов. Следует уделить внимание онбордингу и фидбэку.

Форс-мажоры – неотъемлемая часть процесса

Важнейший аспект эффективной реализации бизнес-стратегии – гибкость процессов. Способность подстраиваться под меняющиеся обстоятельства позволяет безболезненно и быстро перестроить задачи, заменить звенья общей структуры. К форс-мажорам можно отнести болезнь сотрудника или уход в декрет, опоздание на работу, невозможность выполнения конкретного задания. Необходимо разработать стратегию удаленного управления в разных случаях, чтобы непредвиденная ситуация не застала врасплох.

Прозрачность коммуникаций

Успешное управление компанией невозможно без грамотного построения коммуникаций. В дистанционном формате сложно организовать непринужденную атмосферу общения, которая обеспечивает быструю передачу данных между сотрудниками и взаимовыручку. Наладить коммуникацию в команде помогают следующие аспекты в работе:

Определение ролей в команде

Без четко выстроенной иерархии в удаленной команде не удастся достичь эффективного выполнения задач. Дружественная атмосфера не исключает уважительную субординацию между подразделениями, разными кадровыми уровнями. Исключительно неформальное общение в команде приведет к хаусу и конфликтным ситуациям. Сотрудники должны четко понимать, перед кем они должны отчитываться и к кому можно обратиться за помощью. Это позволит избежать перекладывания ответственности друг на друга.

Быстрый доступ к информации

Это аспект работы, который организовывается грамотным выбором рабочих программ и мессенджеров. Если кидать все сообщения и задачи только на электронную почту, нужные письма затеряются в общем потоке. Сотрудникам будет сложно найти необходимую информацию. В таблице представлены распространенные программы, используемые для удаленной работы. Это CRM-системы, каждую из которых можно протестировать в бесплатном периоде.

Удаленная работа в команде – это непрерывный процесс обмена информацией в виде графиков, таблиц, списков. Без четко налаженной системы коммуникации документы будут высылаться хаотично. При этом до 20% времени у команды будет уходить на поиск сообщений. Системы хранения данных, внутренние базы знаний обеспечат удобный доступ сотрудникам к информации и помогут сохранять высокую эффективность общей работы.

Работа в отдельном пространстве

Коммуникация участников команды по рабочим вопросам должна быть отделена от личной переписки. Необходимо исключить наличие лишней информации, отвлекающей от важных вопросов. Следует обеспечить разделение чатов для неформального общения и официального обмена данными. В противном случае сотрудники будут отвлекаться, тратить много времени на поиск нужного сообщения. Также рекомендуется разграничить чаты по отделам, подразделениям. Это позволит упорядочить информационный поток в команде.

Популярные мессенджеры WhatsApp и Telegram использовать не рекомендуется. Лучше выстроить коммуникацию с помощью корпоративных программ, например Compass, Slack, Rocket Chat. Такие приложения обеспечивают:

• удаленное управление возможностями пользователей благодаря гибким настройкам (можно устанавливать запрет на скачивание файлов, пересылку сообщений или поиск других пользователей в команде);

• концентрацию в одном месте всей информации по конкретной задаче (отсутствует хаос при обсуждении рабочих процессов, схематизируется общение команды по тематикам);

• возможность установки напоминаний и оповещений (никто из сотрудников не пропустит важный созвон, совещание);

• контроль участия работников в текущих процессах (в мессенджерах можно отслеживать, какие действия в приложении совершал пользователь и сколько времени присутствовал онлайн).

Чем лучше будет организована работа в локальных пространствах, тем легче руководителю контролировать удаленную работу своих сотрудников и координировать управление. Информация не перемешается в системе чатов. Каждый участник будет четко понимать логистику данных.

Эффективное дистанционное управление офисом – итоги

Подводя итог, можно выделить организацию информационного потока и коммуникации как главную составляющую успешного удаленного управления. Это эффективная альтернатива микроменеджменту, который подразумевает тотальный контроль команды без передачи инициативы. Если не поощрять самостоятельность сотрудников и не делегировать полномочия, неизбежно возникнут сложности с обработкой большого информационного поля. Руководитель, единолично контролирующий все процессы, потеряет поддержку подчиненных и контроль над ситуацией. 

Выделим основные моменты, на которые важно обратить внимание при организации работы:

Важно составить должностные инструкции, в которых будут четко прописаны обязанности сотрудников. Необходимо определить правила взаимодействия с клиентами. Профессиональный подход к управлению командой с применением советов и рекомендаций экспертов позволит создать комфортную и эффективную экосистему, функционирующую на увеличение прибыли и повышение статуса предприятия на рынке.