Подбор секретаря

Для эффективного управления руководителям всех уровней нужны помощники. Они принимают звонки, сортируют письма, занимаются планированием, составлением документов, решением организационных вопросов. Несмотря на большое количество кандидатов, подбор секретаря – задача сложная. Поиск специалистов сопровождается следующими трудностями:

• Высокая занятость кадровой службы, отсутствие понимания специфики подбора;
• Недостаток грамотных секретарей на рынке, несоответствие требованиям руководства (по возрасту, образованию, опыту работы);
• Отсутствие у клиента возможности лично протестировать каждого кандидата.

Сэкономить ресурсы и добиться желаемого результата поможет агентство по подбору секретарей и прочего офисного персонала HR365.

Порядок работы

Интервью с командой, составление портрета кандидата, заключение договора

Активный поиск по базам, сайтам, рекомендациям

Строгий отсев: 5 этапов проверки (интервью, тесты, сбор рекомендаций)

Финальные собеседования и выбор лучшего кандидата. Проверки безопасности

Трудоустройство кандидата. Оплата. Помощь в адаптации

Наша команда

Дмитрий Карнаухов

Руководитель компании HR365

Морсина Марина

Исполнительный директор

Мамонтова Надежда

HR Бизнес-партнер

Захарова Наталья

Ассистент руководителя

Требования к секретарю

Грамотный секретарь – это «три в одном»: личный помощник, сотрудник офиса, доверенное лицо. Разумеется, к таким многофункциональным работникам предъявляются повышенные требования. При поиске учитываются:

• Образование. К собеседованию допускаются кандидаты, имеющие среднее специальное либо высшее образование (желательно соответствующее профилю деятельности фирмы). Бонусом при трудоустройстве становится наличие «корочки», подтверждающей окончание курсов по направлениям «помощник руководителя», «ведение документооборота», «секретарь-референт».
• Профессиональные качества, опыт работы. Одни руководители предпочитают обучать офис-менеджеров с нуля, другие – брать опытных секретарей с багажом соответствующих знаний, умений. При поиске кандидатов учитываются навыки ведения бизнес-переписки, документооборота. В зависимости от потребностей руководителя и профиля компании возможны дополнительные требования: действующий загранпаспорт, знание иностранного языка, глубокое понимание определенной сферы деятельности, наличие водительского удостоверения.
• Личные качества. Секретарь – одно из главных лиц организации. Он встречает посетителей, принимает звонки, общается с сотрудниками, руководителями отделов. Поэтому обязательным этапом подбора является изучение личности соискателя. Особенно ценятся следующие качества: дружелюбие, ответственность, стрессоустойчивость, усидчивость, коммуникабельность, аккуратность. Не менее важно уметь находить общий язык с разными людьми, работать в режиме многозадачности.

Как осуществляется поиск секретаря

Подбор начинается с выяснения потребностей заказчика (лично, по телефону). Сотрудники кадрового агентства изучают специфику компании, составляют список требований, которым будут руководствоваться при поиске кандидатов. Он включает возраст будущего секретаря, пол, образование, профессиональные характеристики, опыт работы, личностные особенности. Далее составляется и подписывается договор с подробным перечислением прав, обязанностей сторон.

Следующими этапами подбора становятся:

• Поиск специалистов. Сотрудники кадрового агентства просматривают резюме, отбирают подходящих претендентов. Поиск осуществляется через собственную базу данных, собранную за годы работы агентства, базы партнеров, другие источники информации. Последними являются доски объявлений, соц. сети, списки обучающих компаний, центров повышения квалификации. Также возможен хедхангтинг – поиск интересующих специалистов, работающих в сторонних организациях, переманивание их в фирму клиента.
• Отбор. Чтобы отсеять неподходящих кандидатов, проводится собеседование. Рекрутеры лично общаются с претендентами на должность секретаря, оценивают профессиональную подготовку, личные качества. Подбор сопровождается изучением отзывов предыдущих работодателей, проверкой документов о среднем/высшем образовании.
• Личная встреча с клиентом. Чтобы поиск был максимально эффективным, руководителю выдается список кандидатов, успешно прошедших собеседование. Благодаря этому он может лично пообщаться с соискателями, выбрать помощника, подходящего по характеру, взглядам, ценностям.
• Стажировка. Когда поиск завершен, клиент получает возможность проверить секретаря в работе. Если сотрудник увольняется или не справляется с должностными обязанностями, агентство начинает подбор нового специалиста.

Почему следует обратиться к нам

Заказывая поиск секретаря в HR365, вы получаете следующее:

• Экономия времени. Услуга подбора позволяет найти секретаря максимально быстро. Доверяясь профессионалам, вы избавляете кадровый отдел от необходимости тратить ценные часы на поиск, обзвон кандидатов, изучение анкет, проведение собеседований.
• Экономия денег. Подбор новых сотрудников всегда сопровождается косвенными затратами. Агентство возьмет поиск на себя, позволив вашему персоналу сконцентрироваться на текущих задачах. Также HR365 предоставляет актуальные данные по зарплатам секретарей в Москве, Подмосковье. Это позволяет устанавливать оклады в точном соответствии с квалификацией, должностными обязанностями.
• Подбор грамотного секретаря. Заказав поиск в HR365, вы получите специалиста, полностью отвечающего заявленным требованиям. Любые вопросы решаются оперативно через личного менеджера по персоналу.
• Честный подход. Подбор секретаря в Москве осуществляется по цене, установленной на первом этапе работы, прописанной в договоре.
• Гарантии. Агентство дает право на одну бесплатную замену. Если секретарь не подошел, поиск начинается сначала.

Интересует подбор соискателей на вакансию секретаря? Оставьте заявку онлайн либо по номеру 8 (499) 677-20-57.

Возникли вопросы?

Наши клиенты