Подбор администраторов

На поиск администратора, который соответствовал бы всем требованиям и пожеланиям, может уйти много времени и сил. На эту должность нередко берут любого коммуникабельного человека с приятной внешностью, но на самом деле список качеств и навыков должен быть шире. Лишь тогда сотрудник будет не просто числиться на своём месте, но и формировать отношение клиентов к компании, а также повышать продажи.

Порядок работы

Интервью с командой, составление портрета кандидата, заключение договора

Активный поиск по базам, сайтам, рекомендациям

Строгий отсев: 5 этапов проверки (интервью, тесты, сбор рекомендаций)

Финальные собеседования и выбор лучшего кандидата. Проверки безопасности

Трудоустройство кандидата. Оплата. Помощь в адаптации

Наша команда

Дмитрий Карнаухов

Руководитель компании HR365

Морсина Марина

Исполнительный директор

Мамонтова Надежда

HR Бизнес-партнер

Чем занимается администратор?

Должность администратора является одной из основных в любой организации. Именно от него зависит слаженность, эффективность рабочего процесса. Обширный список обязанностей требует от администратора высоких профессиональных навыков, ответственности и самодисциплины. Умения предотвращать и ликвидировать конфликтные ситуации на работе, быстро и безболезненно для имиджа фирмы решать любые споры среди сотрудников и претензии со стороны клиентов.

Для управления разными офисными задачами иногда нанимают несколько специалистов похожего профиля. При этом сфера их деятельности имеет определенные особенности.

В небольших офисах, как правило, все эти задачи выполняет один и тот же сотрудник.

Хороший администратор — находка для компании, приносящий солидный вклад в общее дело. Его функции достаточно разнообразны, тесно связаны с другими сотрудниками и направлениями деятельности. Перечислим основные:

Организационные вопросы:

• закупка офисной техники, расходных материалов, канцелярских товаров;
• организация уборки;
• управление офисным пространством, прилегающей дворовой территории;
• контроль за исправностью и своевременным обслуживанием техники, инженерных коммуникаций, наличием телефонной и компьютерной связи.

Документооборот:

• формирование базовых документов компании;
• приём и регистрация входящей/исходящей корреспонденции;
• ведение архива;
• обеспечение конфиденциальности и безопасности информации, связанной с деятельностью компании.

Работа с входящими запросами:

• обратная связь на телефонные звонки, электронные письма, запросы в онлайн-чатах;
• приём посетителей в офисе;
• координация между сотрудниками компании и руководством;

Деловые отношения:

• контакты с клиентами и партнёрами;
• организация и проведение встреч, семинаров, совещаний, корпоративных мероприятий.
• подготовка презентационных и ознакомительных материалов;

На некоторых предприятиях администраторы занимаются кадровыми вопросами, охраной труда, бухгалтерией, обучением новых сотрудников. Естественно, при наличии соответствующей квалификации и навыков работы.

На что стоит обратить внимание при поиске администратора в офис?

Принимая на работу администратора, работодатель должен учесть несколько важных моментов:

• Профессионализм. Для администратора важны: организаторские способности; умение управлять потоком рабочих документов; знание нюансов работы с современной оргтехникой, базовыми и специализированными компьютерными программами; навыки грамотного управления материальными и нематериальными ресурсами .
• Коммуникабельность. Большое значение имеет способность администратора взаимодействовать с персоналом; формировать дружелюбную атмосферу, предупреждать конфликты и недоразумения, находить компромиссные решения в спорных вопросах.
• Многозадачность. Идеальный кандидат на должность администратора — тот, кто способен сохранять эффективность работы в режиме дедлайна; упорядочивать производственные процессы в нештатных ситуациях; уметь делегировать полномочия и брать на себя ответственность за принятые решения.
• Презентабельный внешний вид. Администратор — лицо компании. Прежде всего наниматели обращают внимание на опрятно одетых, ухоженных кандидатов, тех, чей образ наиболее соответствует корпоративному стилю.
• Надёжность и высокие моральные принципы. Администратор часто входит в круг наиболее доверенных лиц владельцев или ведущих менеджеров компании. Они имеют доступ к важной информации, разглашение которой чревато серьезными последствиями для бизнеса. Именно поэтому для кандидата важно умение соблюдать конфиденциальность.
• Образование и стаж. Профильное образование с сфере администрирования и управления, курсовая подготовка, опыт работы на данной должности в организациях сходного профиля — большой плюс для резюме кандидата на вакансию администратора с точки зрения потенциального работодателя.

Дополнительные требования к администраторам

В зависимости от специфики деятельности компании для успешной работы администратору могут понадобятся специальные умения и навыки. Прежде всего это владение иностранными языками. Английский язык давно стал языком международного общения. Вполне логично, что человеку, занимающему должность администратора или офис-менеджера в компании, работающей с иностранными партнёрами, без хорошего английского просто не обойтись.

Также актуально знание других языков для фирм, которые имеют филиалы, поставщиков или клиентов в странах дальнего и ближнего зарубежья. Востребованы кандидаты в администраторы со знанием немецкого, французского, китайского, арабского, китайского, турецкого. При этом важны не только разговорные навыки, но ещё опыт и умение кандидатом вести деловую переписку в работе.

Не стоит забывать о культурной компетенции администратора. Знание особенностей менталитета, традиций и обычаев других стран помогает не только избежать недоразумений при взаимодействии с зарубежными партнёрами, но и максимально расположить их к себе в работе.

Помощь кадрового агентства HR365 в поиск администратора

Самостоятельный поиск кандидата на должность администратора — не самая простая задача для большинства компаний. Это занимает массу времени, отрывает от основной работы. Как найти среди сотен претендентов подходящего, того, кто сможет в полной мере выполнять свои обязанности и быстро найдет общий язык с другими сотрудниками? Без профессионалов тут не обойтись.

Кадровое агентство HR365 в Москве готово оказать реальную помощь в поиске и подборе квалифицированных администраторов. Наши менеджеры умеют найти кандидатов в соответствии с индивидуальными запросами и потребностями работодателя, используя традиционные инструменты поиска и подбора персонала, новейшие компьютерные технологии, возможности интернета, обширные связи в самых разных сферах. Они постоянно мониторят ситуацию на рынке труда, чтобы не упустить наиболее перспективных кандидатов с опытом для работы в сфере администрирования.

После того, как hr-менеджерами агентства отбирается определенное количество кандидатов, максимально подходящих под требования организации, они приступают к изучению их резюме. Важна каждая деталь: образование, опыт, основные и дополнительные навыки, личные качества специалиста, рекомендации с предыдущих мест работы в Москве и других городах страны. По результатам онлайн и личных интервью заказчику представляют кандидатов с наибольшим потенциалом. Предусмотрено сопровождение трудоустройства администратора. Рекрутеры агентства берут на себя тестирование профессиональных навыков будущих сотрудников. Обеспечивают обратную связь и после оформления трудового договора.

Возникли вопросы?

Наши клиенты