Как настроить процесс найма?
Правильно подготовившись к поиску и отбору кандидата на должность, можно избежать многих ошибок и снизить вероятность того, что расстаться с ним придется на испытательном сроке — по собственному или его желанию.
В общих чертах, наем персонала в компанию состоит из следующих этапов:
-
Постановка целей — определение количества и требований к кандидатам (-у). Без изначально четкой формулировки ожиданий, впоследствии принимать решение о продолжении или завершении сотрудничества, будет сложнее.
-
Прогноз срока — период выбирается в зависимости от того, сколько сотрудников необходимо нанять. Срок, отведенный на наем, обычно составляет минимум 2-3 месяца. В случае с наиболее важными должностями, оптимальный период — от полугода до года.
-
Создание эффективного описания вакансии. Следует буквально прописать — человек на позиции должен уметь делать «первое, второе, третье… » и непременно добавить, что на отборе и испытательном сроке, будут проверены его следующие конкретные навыки и квалификации.
-
Размещение вакансии на специализированных интернет-площадках и Telegram каналах.
Главные этапы процесса отбора претендентов:
-
Первичное собеседование — HR-интервью. Следует помнить, что не работодатель должен подстраиваться под кандидата, а он — под нанимателя. Если уже на первичном собеседовании понятно, что у претендента — совершенно другие ценности, не нужно предлагать ему проходить дальнейший отбор;
-
При необходимости, интервью предварительно одобренных кандидатов с руководителем отделения;
-
Финальное собеседование — с директором или иным представителем высшего звена компании;
-
Проверка Службой безопасности — оформление претендентами анкеты с персональными сведениями и контроль достоверности информации ответственными лицами организации;
-
Согласование и отправка оферов — при успешном прохождении интервью и проверки.
В зависимости от целей и величины предприятия, процессы найма могут быть усложнены. Также, чем выше уровень искомого специалиста, тем больше стадий отбора для него следует провести.
Для упрощения найма, можно использовать чаты мессенджеров. Пример их применения:
-
Создается специальный чат, в который добавляется HR-специалист или менеджер по кадрам;
-
В чат отдельными сообщениями вносятся резюме предварительно одобренных претендентов. Под резюме каждого кандидата указываются итоги и важные моменты его интервью;
-
Чат используется до закрытия вакансии. При необходимости найма нового сотрудника на ту же должность, к списку резюме возвращаются.
Для работников, находящихся на испытательном сроке, следует открывать отдельный деловой чат. В него нужно переносить прежние сведения об их резюме и собеседованиях. Затем, каждый день или неделю, добавлять «свежую» информацию — о результатах работы, обнаруженных навыках и умениях. По окончанию испытательного периода, сведения чата помогут понять, стоит ли оставлять специалиста в штате.
Адаптация новых сотрудников
Адаптация новичков (онбординг) — процесс их ознакомления и приспособления к корпоративной среде и условиям предприятия. Ключевые цели:
-
Повышение производительности нового сотрудника;
-
Помощь специалисту в знакомстве, и установлении позитивных отношений с коллективом и руководителем;
-
Информирование о традициях, нормах и ценностях организации;
-
Снижение стресса, тревожности и неопределенности в незнакомой среде.
Основные виды адаптационных стратегий:
-
Производственная (профессиональная) — обозначаются пути развития и приоритетные цели, очерчивается зона ответственности.
-
Социальная (психологическая, моральная) — оценивается уровень удовлетворенности должностью, определяется наличие или отсутствие мотивации, проблемы во взаимоотношениях с другими работниками и причины этих проблем.
-
Организационная — проводится знакомство с правилами, культурой и порядком фирмы.
Благодаря комплексной интеграции, новый специалист чувствует себя ценной частью компании. Он мотивирован на успех и не боится показать свои уникальные рабочие навыки.
Условно, адаптационный процесс состоит из двух главных этапов:
-
Обучение — предоставление теоретических знаний, практики и инструментов, требующихся для успешного исполнения обязанностей.
-
Интеграция в команде — знакомство специалиста с другими работниками и начальством, установка уважительных взаимоотношений, поддержка и обратная связь.
Важно регулярно оценивать результаты выполнения плана адаптации. При необходимости — если перспективному сотруднику сложно или вовсе не удается освоиться в компании, корректировать стратегию.
Обучение
До того, как новичок полноценно погрузится в рабочую обстановку и начнет решать задачи полностью самостоятельно, ему нужно будет пройти обучающие и организационные мероприятия. Ориентировочный план действий:
-
Ознакомление сотрудника с ожиданиями работодателя, услугами и продуктами, структурой и традициями предприятия;
-
Предоставление теоретических знаний и возможности их применения на практике. Совместно с коллегами и/или наставником, недавно нанятый специалист должен начать осваивать свои трудовые обязанности. На этом этапе обязательно предоставление ему доступа к базе данных — с шаблонами, примерами реализованных проектов, списком товаров и услуг организации, обучающими и другими полезными материалами;
-
Выбор способов контакта и обратной связи. При недостаточной коммуникации, специалист не будет знать, двигается ли он в правильном направлении или допускает ошибки.
Чтобы адаптировать сотрудников к корпоративной среде, компании проводят производственные и организационные тренинги. Эти важные деловые мероприятия сокращают срок адаптации, очерчивают границы ответственности и повышают мотивацию специалистов.
Интеграция в коллективе
Главная цель полноценной адаптации состоит не только в том, чтобы научить новичка эффективно работать. Но и в том, чтобы помочь ему раньше наладить позитивные взаимоотношения с коллегами. Здесь следует:
-
Предоставить новому сотруднику возможность задавать вопросы и получать поддержку в нужный момент;
-
Рассказать или выдать список (например, сообщением на email, в Telegram или другом мессенджере) специалистов компании с указанием их должностей и рабочих задач;
-
Информировать о том, что к кому следует обращаться в случае экстренной ситуации — с кем можно наиболее оперативно связаться.
Действия, которые также помогут только что трудоустроившемуся специалисту адаптироваться на работе:
-
Приветствие в общем чате, созданном для всех работников предприятия. В приветственном посте можно указать контакты, должность и несколько кратких позитивных фраз;
-
Добавление в чат отдела. Благодаря этому шагу, специалист сможет ощутить себя на общем уровне с остальными работниками подразделения, комфортнее и быстрее погрузиться в бизнес процессы.
Среди обязательных начальных этапов — назначение бизнес ментора, который станет помогать в достижении профессиональных и личных целей. В качестве такового необходим квалифицированный работник с опытом в соответствующей сфере. Ментор должен:
-
Рассказывать о требованиях, правилах и других особенностях организации;
-
Показывать, как выполняются проекты, и оказывать поддержку в их реализации самим «подопечным»;
-
Анализировать и давать объективную оценку действиям недавно нанятого специалиста, выявлять и помогать исправлять его ошибки;
-
Предоставлять психологическую поддержку и мотивировать;
-
Помогать расширять круг деловых знакомств — сводить «подопечного» с экспертами, клиентами и другими контрагентами.
Наставничество позволяет сокращать время адаптации и быстрее раскрывать потенциал специалистов.
Резюме: подытоживаем главное
Продуманные схемы поиска, отбора и интеграции всегда оправдывают затраченные на них усилия. Они экономят деньги, время и другие ресурсы организации: сокращают текучку, помогают находить и удерживать талантливые кадры.
Среди лучших инструментов адаптационной культуры, которыми может воспользоваться каждая фирма — мотивационные беседы, кофе-брейки, деловые встречи и тренинги. Важная часть адаптации — оценка ее результатов. По истечению каждого заранее определенного срока, следует анализировать, насколько уверенно сотрудник справляется с задачами и свободно взаимодействует с другими специалистами предприятия. Затем, если это необходимо, корректировать план с учетом конкретных потребностей и итогов.
Для создания наиболее комфортного окружения, нужно прибегать к наставничеству. Ментор должен содействовать своему «подопечному» в решении всех вопросов, начиная с первого дня испытательного срока.
Каждый адаптационный этап должен подкрепляться поддержкой и обратной связью. В конечном итоге, интеграция новичка повысит его продуктивность, будет способствовать достижению общих целей организации и укреплению профессионализма.
