Онбординг в IT: эффективная адаптация сотрудников

Что такое онбординг в IT и почему он важен

В переводе с английского языка, onboarding (to come on board) — посадка на борт. В бизнес-среде термин используется для обозначения комплекса мероприятий, помогающих новому специалисту освоиться на предприятии — узнать правила, разобраться с процессами и инструментами, познакомиться с командой.

При отсутствии у IT организации культуры онбординга, только что принятому на должность «айтишнику» предоставляют стол и выдают ноутбук. Затем — ставят цель, например, по обслуживанию информационной системы или улучшению клиентского приложения. Все остальные вопросы новичку предлагают решать самостоятельно. Результат такого подхода — сравнительно низкая эффективность специалиста и потеря энтузиазма.

При onboarding, новый сотрудник обязательно получает:

• Вводный тренинг;

• Помощь в решении возникающих вопросов;

• Поддержку от мастеров IT отдела или даже всей фирмы;

• Доступ к информации;

• Ежедневную связь с наставником, например, HR специалистом.

Такой подход выгоден для каждой из сторон — работника, всего коллектива и самой компании. Новичок, заряженный мотивацией и влившийся в штат, трудится наиболее эффективно.

Адаптация персонала позволяет:

1. Создавать точку, в которой формируется первое правильное впечатление о предприятии — его чутком подходе к специалистам, миссии, корпоративной культуре.

2. Повышать КПД новых сотрудников. Они показывают лучшие результаты уже в испытательный период — четко понимают свою роль, разбираются в деловых вопросах и не испытывают «лишний» стресс среди малознакомых людей.

3. Удерживать таланты, создавая для них комфортные условия труда. Спрос на услуги квалифицированных «айтишников» с каждым годом только растет. Поэтому не только компания выбирает IT сотрудника, но и он ее.

4. Экономить время, деньги и другие важные ресурсы организации. Адаптировать недавно нанятых специалистов — выгоднее, чем заново заниматься поисками других соискателей. Без психологически благоприятных условий, человек может уйти даже с давно желаемой и хорошо оплачиваемой должности в первый же месяц. Как показывает статистика, onboarding позволяет снизить количество увольнений на испытательном сроке почти вдвое.

5. Сохранить репутацию хорошего работодателя, снизив «текучку» кадров. Большая текучесть специалистов, среди прочего, отрицательно сказывается на имидже предприятия.

При онбординге, новый сотрудник:

• Проходит практическое обучение рабочим процессам. Узнает, как регулируются стадии выполнения проектов, какие программы используются и как ставит цели руководитель IT отделения;

• Знакомится с командой. Понимает, за что отвечает и какие задачи решает конкретный специалист отдела. Изучает особенности корпоративной культуры и правила общения в коллективе;

• Плавно и без ненужных волнений полностью погружается в деловую среду. Получает обратную связь от HR наставника и руководства.

Точный список адаптационных мероприятий и их особенности во многом зависят от того, как работает «айтишник» — в офисе или удаленно.

Разница между онбордингом в офисе и на удалёнке

В офисе и на удалёнке, цели onboarding одинаковые — необходимо интегрировать только что трудоустроенного специалиста в коллектив, проинформировать о ключевых принципах и направлениях деятельности организации. Однако также есть и отличия.

В случае с удалёнкой, нужно заранее подумать о возможных проблемах технического характера, которые в офисе также важны, но не критически. Если «айтишник», при необходимости, не сможет связаться с руководителем и другими специалистами, это негативно отразится на нем. Даже наиболее опытный и квалифицированный специалист станет нервничать.

Вторая значимая особенность удалёнки — повышенная системность контактов и обратной связи. Следует заблаговременно определить цели и конкретные сроки их достижения. После — сверять выполнение или нарушение плана на регулярных запланированных видео-встречах.

Чек-лист по онбордингу в IT

План действий, который поможет успешно адаптировать новичка в ИТ компании на первых стадиях:

1. Подготовка к приходу специалиста — пребординг. Обустройство рабочего места (стол с креслом, ноутбук) новичка и уведомление коллектива о его найме. Отправка новому сотруднику приветственного письма и списка документов для трудоустройства. Создание «карты-пути» с контактами и ссылками, и плана действий — чек-листа или поэтапной программы целей, например, 30/60/90.

2. Знакомство с компанией и командой. Экскурсия по офису, непринужденный перерыв на кофе с коллективом, назначение наставника и оформление документов о трудоустройстве. Возможно вручение приветственного подарка. Например, буклета с презентацией о миссии фирмы, брендированной ручки или футболки. Обсуждение планов и способов обратной связи.

3. Погружение в корпоративную среду. Добавление в общие чаты мессенджеров. Информирование о необходимости доброжелательного отношения к коллективу и других правилах коммуникаций. Рассказ о том, как проходят корпоративные праздники и как отмечаются, например, профессиональные достижения.

Последующие действия:

• Обучение — занимает, в среднем, от пары недель до месяца. Обязательно предоставление доступа к гайдам и базам данных — стандартам фирмы, шаблонам документов, информации по ИТ услугам, обучающим материалам и выполненным проектам. Удобную базу можно создать, допустим, на Google диске;

• Завершающие мероприятия — продолжаются до тех пор, пока сотрудник не адаптируется полностью. На этом этапе, необходимо повышение его автономии: подключение к решению задач (самостоятельному, но с поддержкой HR наставника). Плюс — деловые встречи и обсуждения работы с коллегами. Полезная практика для закрепления знаний и снижения риска ошибок — постепенное усложнение целей, но с понятными критериями успеха.

Средняя продолжительность онбординга — от 3-4 недель до 1 года, с момента трудоустройства. Также он целесообразен, если штатный специалист идет на повышение или переходит в другой отдел.

Как понять, что онбординг прошел успешно?

Во время onboarding, нужно следить за прогрессом — регулярно интересоваться у нового специалиста его впечатлениями о работе. А также узнавать мнения о нем самом у коллектива. После, при необходимости, вносить изменения в адаптационную стратегию. Распространенные ошибки:

• Недостаток коммуникаций — человек не знает, к кому обратиться за помощью и, не будучи «изолирован» изначально, дольше вливается в коллектив;

• Перегрузка в первые дни и недели — чрезмерный поток даже полезной информации тормозит, а не помогает;

• Нехватка обратной связи — специалист не понимает, допускает ли он ошибки или уверенно и верно решает задачи;

• Отсутствие четкой программы — «айтишник» тратит множество сил на поиск приложений и сведений, не зная, что именно ему нужно найти, изучить и применить.

Если онбординг прошел удачно:

1. Сотрудник раньше других начал полноценно и максимально эффективно трудиться самостоятельно. Он мотивирован и по-настоящему увлечен своей деятельностью.

2. «Айтишник» остается работать в организации долгий период, понимая, что фирма заинтересована в нем и осознавая свою ценность.

Онбординг требует комплексного подхода. Кроме того, крайне важно начинать его с приглашения специалиста на испытательный срок и завершать, только достигнув всех заранее намеченных целей.